Rechnungen in Österreich & der Schweiz: Was Tierpraxen wissen müssen – inklusive Swiss QR-Bill

Wer als Tierphysiotherapeutin oder Tierosteopathin in Österreich oder der Schweiz arbeitet, kennt das Problem: Die meisten deutschsprachigen Praxis-Tools sind primär für Deutschland gemacht. USt-IdNr., 19/7 %, EUR – und das wars. In AT und CH passt aber nichts davon. Andere Steuersätze, andere Bezeichnungen, andere Pflichttexte. In der Schweiz oben drauf die Pflicht zur QR-Rechnung. Dieser Artikel fasst zusammen, worauf du achten musst – und wie du es ohne Excel-Workarounds erledigst.

Warum DE-Vorlagen in AT/CH nicht reichen

Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – die strukturellen Anforderungen sind in DE, AT und CH erstaunlich ähnlich: Aussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Steuersatz, Endbetrag, Kontaktdaten, Steuer-Identifikation. Was sich aber unterscheidet, sind die Werte und Bezeichnungen. Eine deutsche Rechnungsvorlage mit „19 %" und „USt-IdNr." gegenüber dem österreichischen Finanzamt durchzureichen, ist schlicht falsch – und kann teuer werden.

Wenn deine Software das nicht abbildet, helfen sich viele Praxen mit Workarounds: PDF in Word nachpflegen, manuell überschreiben, eigene Vorlagen pflegen. Das geht – ist aber jedes Mal eine Fehlerquelle, und es macht Audits und Rückfragen vom Steuerberater unnötig aufwendig.

Österreich: Steuersätze, UID, § 6 UStG

Drei zentrale Unterschiede zur DE-Konfiguration:

• Steuersätze 20 / 13 / 10 % (plus 0 %). Der Normalsatz ist 20 %, ermäßigt 10 % (z. B. bestimmte Lebensmittel), Beherbergung 13 %. Welche Sätze für deine konkrete Dienstleistung gelten, klärst du mit deinem Steuerberater – wichtig ist nur, dass deine Software die Auswahl ermöglicht.
• UID-Nummer statt USt-IdNr.: Die Bezeichnung muss auf dem Rechnungs-PDF entsprechend stehen, sonst ist die Rechnung formal angreifbar.
• Kleinunternehmer-Befreiungstext nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (nicht § 19 UStG): Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, muss der landesrichtige Bezug erscheinen.

Strukturell bleiben die Pflichtangaben einer Rechnung dieselben wie in DE. Es geht primär darum, dass die Software die richtigen Defaults setzt und die Sprache der Pflichttexte stimmt.

Schweiz: 8.1 / 3.8 / 2.6 %, MWST, CHF

Für Schweizer Praxen ist der Anpassungsbedarf größer:

• Währung CHF mit Schweizer Format: CHF 1'234.56 (Apostroph als Tausendertrenner, Punkt als Dezimaltrenner).
• Steuersätze 8.1 / 3.8 / 2.6 % (Normal-/Beherbergungs-/reduzierter Satz) plus 0 %.
• MWST-Nr. statt USt-IdNr., MWST statt USt. als Label.
• Befreiungstext nach Art. 10 Abs. 2 MWSTG (statt § 19 UStG).

Allein die Währungs-Formatierung ist ein häufiger Stolperstein: deutsche Vorlagen formatieren als „1.234,56 €" – das sieht in CH falsch aus und führt sogar zu Lesefehlern (in der Schweiz ist das Komma im Geld unüblich).

Schweizer QR-Rechnung verständlich

Die Schweizer QR-Rechnung (QR-Bill v2.3) ist seit Juli 2020 der Standard für Einzahlungsscheine. Wer in der Schweiz Rechnungen versendet, sollte einen QR-Zahlteil drauf haben – das ist nicht zwingend Pflicht (es geht auch ohne, mit normaler IBAN-Überweisung), aber faktisch erwarten Kunden und Banken den QR.

Der QR-Zahlteil enthält alle Zahlungsdaten in einem maschinenlesbaren Code: Empfänger, IBAN, Betrag, Währung, Zahlungspflichtiger, Referenz. Der Kunde scannt mit der Banking-App, Beträge und Empfänger sind automatisch befüllt – er muss nur noch bestätigen. Vorteile: deutlich weniger Tipp- und Übertragungsfehler, schnellere Zahlung, weniger Nachfragen wegen falschen Referenzen.

Für deine Praxis musst du zwei Dinge entscheiden:

1. QR-IBAN ja oder nein? Eine QR-IBAN (IID 30000–31999) erlaubt eine strukturierte QR-Referenz (QRR) – nützlich, wenn du viele Rechnungen verschickst und Zahlungen automatisch zuordnen willst. Bekommst du bei deiner Bank zusätzlich zur normalen IBAN.
2. Referenztyp: QRR (mit QR-IBAN), SCOR/RF (Creditor Reference, mit normaler IBAN, ISO 11649) oder ganz ohne Referenz.

Eine gute Praxis-Software wie IntelliVet für AT & CH erkennt die QR-IBAN automatisch und setzt QRR. Bei normaler IBAN kannst du zwischen SCOR und „ohne Referenz" wählen.

Praxis-Tipps für den Umstieg

• Eine echte Test-Rechnung scannen. Bevor du deine erste echte Schweizer Rechnung verschickst, erzeuge eine Rechnung mit kleinem Betrag und scanne den QR mit deiner Banking-App. Wenn alle Daten korrekt erkannt werden, ist es richtig konfiguriert.
• Steuertexte vom Steuerberater absegnen lassen. Die Vorlagen für AT/CH-Befreiungstexte sind sorgfältig formuliert, aber dein Steuerberater kennt deinen konkreten Fall besser. 10 Minuten Review sparen später viel Ärger.
• Eine Praxis pro Land. Wenn du grenzüberschreitend arbeitest, führe pro Land eine eigene Praxis-Instanz – nicht alles in einem Mandanten mischen. Das macht Steuer und Buchführung sauber trennbar.
• Bestehende Rechnungen behalten ihre Währung. Wenn du eine Praxis nachträglich auf AT oder CH umstellst, ändern sich alte Rechnungen nicht – das ist gut so. Neue Rechnungen kommen mit dem neuen Land/der neuen Währung raus.

Fazit

Rechnungen für Österreich und die Schweiz sind nicht kompliziert – wenn die Software die landesrichtigen Defaults mitbringt. Korrekte Steuersätze, UID/MWST-Nr. statt USt-IdNr., landesspezifische Pflichttexte und in der Schweiz die QR-Rechnung mit korrekt erkannten Referenztypen.

Wer das mit Word-Workarounds löst, baut Fehlerquellen auf, die früher oder später teuer werden. Wer eine Praxis-Software nutzt, die AT und CH nativ kennt, hat den Aufwand einmal beim Aktivieren – und dann nie wieder. Mehr dazu: Praxissoftware für AT & CH.