Mehrere Standorte verwalten – sauber, ohne Doppelbuchung

Warum ein Multi-Standort-Modul nötig wird

Viele Tiertherapeuten arbeiten längst nicht mehr nur an einem Ort. Eine zweite Praxisadresse für die Wochenmitte. Feste Sprechtage auf einem Reiterhof. Eine Zweigstelle in der Nachbarstadt, die einmal pro Woche besetzt ist. Sobald mehr als ein Standort im Spiel ist, fängt die Standard-Terminplanung an zu hakeln.

Die typischen Probleme: Der Kunde bekommt die falsche Adresse in der Bestätigungsmail. Zwei Therapeuten werden für dieselbe Zeit verplant, einer in Köln, einer in Bonn – ohne dass das System merkt, dass derselbe Mensch nicht an beiden Orten sein kann. Sprechstunden, die nur an einem Standort gelten, lassen sich nicht abbilden. Reisezeit zwischen den Standorten fällt unter den Tisch.

Genau dafür gibt es in IntelliVet das Zusatzmodul Mehrere Standorte. Praxen mit einem Standort merken davon nichts – das Modul wird gezielt freigeschaltet, wenn die Praxis es wirklich braucht.

Standorte mit eigener Adresse, Farbe und Buchungslink

Jeder Standort bekommt einen vollständigen Datensatz: Name, Adresse mit Geocoding (für Maps und Routing), Telefon, Mail, eigene Kalender-Farbe. Sie definieren einen Standard-Standort als Fallback, und Sie können Standorte inaktiv schalten, ohne dass alte Termine verschwinden.

Für jeden Standort gibt es zwei Arten von Direkt-Buchungslinks: einen Slug-Link, der Ihren normalen Praxis-Buchungslink um den Standort erweitert (ideal für Buttons auf der Website: „Termin am Standort Köln"), und einen Direkt-Token, mit dem Sie einen Buchungslink an Dritte – z. B. einen Reitstall – weitergeben können, ohne Ihren Haupt-Token offenzulegen.

Therapeuten je Standort: Standard-Ansicht stimmt sofort

Standardmäßig sind Ihre Therapeuten an allen Standorten verfügbar. Über die Benutzerverwaltung legen Sie pro Therapeut fest, an welchen Standorten er sichtbar sein soll. Resultat: Die Online-Buchung am Standort Köln zeigt nur die Kölner Kollegen, am Standort Bonn nur die Bonner. Keine Erklärung nötig.

In der Verfügbarkeitspflege geht es noch feiner: Pro Arbeitszeit-Zeile können Sie einen konkreten Standort wählen – z. B. Montag 08–13 Uhr Standort Bonn, Montag 14–18 Uhr Standort Köln. So bilden Sie Sprechtage und Standortwechsel innerhalb eines Tages sauber ab.

Reisezeiten zwischen Standorten – kein 12:45 Bonn + 13:00 Köln mehr

Wenn ein Therapeut innerhalb eines Tages zwischen zwei Standorten wechselt, braucht es eine Reisezeit als Puffer. Sonst würde das System einen Slot 12:45 in Bonn und einen 13:00 in Köln frei anbieten – physikalisch unmöglich.

Im Tab Reisezeiten zwischen Standorten tragen Sie pro Standort-Paar die Fahrzeit in Minuten ein. Bonn → Köln = 30, Köln → Bonn = 35 (Berufsverkehr darf abweichen). Die Slot-Berechnung addiert diese Zeit automatisch beidseitig, sobald ein angrenzender Termin an einem anderen Standort liegt. Der Kunde bekommt diese Slots gar nicht erst angezeigt.

Standort-Auswahl im Buchungsablauf

Hat Ihre Praxis mehrere aktive Standorte, sieht der Kunde als ersten Schritt der Online-Buchung eine Karten-Auswahl mit Name und Adresse je Standort. Erst danach folgen Leistung, Datum, Uhrzeit. Bei nur einem Standort wird der Schritt automatisch übersprungen – Praxen mit einem Standort merken nichts.

In der Bestätigungsmail, im ICS-Kalendereintrag und im Maps-Link steht die Adresse des gebuchten Standorts – nicht der Firmensitz. Der Kunde sieht sofort, wo er hin muss. Genauso, wie Sie es vermutlich von Online-Terminbuchung als Tiertherapeut erwarten würden.

Kalender, Termin-Verschieben & Self-Service

In der Terminliste gibt es einen zusätzlichen Filter Standort, mit dem Sie die Ansicht pro Standort einschränken. Beim Bearbeiten eines Termins können Sie den Standort frei umschalten – mit automatischer Prüfung, ob der zugewiesene Therapeut dort überhaupt arbeiten darf.

Optional können Sie Kunden im Selfservice den Standortwechsel beim Verschieben erlauben (Standard: aus). Der Kunde sieht dann nur die Standorte, an denen sein Therapeut verfügbar ist. So bleibt die Flexibilität für Sie hoch, ohne Chaos zu erzeugen.

Für wen das Modul gemacht ist

• Praxisgruppen mit zwei oder mehr festen Standorten
• Mobile Therapeuten mit Sprechtagen auf Reiterhöfen oder in Tierheimen
• Praxen mit Zweigstelle in der Nachbarstadt, die einmal pro Woche besetzt ist
• Sub-Praxen unter einer Dachpraxis, die separat buchbar sein sollen

Wer mobil unterwegs ist und keine festen Standorte hat, ist mit der normalen Tourenplanung besser bedient. Sobald aber feste Orte mit eigener Adresse und Sprechzeiten dazukommen, ist Multi-Standort das richtige Werkzeug.

IntelliVet ist cloudbasiert, läuft auf jedem Gerät, ist auch offline nutzbar, und alle Daten liegen DSGVO-konform in Deutschland. Multi-Standort ist als Zusatzmodul buchbar – sagen Sie uns im Onboarding einfach Bescheid.